Sokan nem tudják, hogy a Patchwork Design működésének hátterében kik állnak és milyen feladatokat takarnak az általunk nyújtott szolgáltatások. Úgy döntöttem, hogy megmutatom a kulisszatitkokat, hogy betekintést nyerj a háttérben zajlódó folyamatokba. A weboldal jelenlegi szolgáltatásai (2017-ben) a következők:
- ingyenesen bárki számára elérhető a blog és a benne lévő “hogyan készült” leírások és egyéb hasznos információk,
- a Foltvarrás Szilvivel online magazin működtetése, ami havonta jelenik meg és 3- 4 konkrét darab elkészítésének teljes körű leírását (útmutatóját) tartalmazza-hozzá tartozó videómellékletekkel,
- a Patchwok Kezdőknek online tanfolyam, ami jelenleg 24 leckéből áll, 4 különböző modulból, és 12 konkrét szabásminta tartozik hozzá,
- ezen felül a webshopban található még közel 30 applikációs szabásminta és a magazinokban található patchwork szabásminták (jelenleg 45 db).
- Illetve van még raktáron kb. 40 textiljáték is (ami kapacitás hiányában online felületen most nem érhető el.)
A vállalkozás üzemeltetéséhez a következő tevékenységi körök tartoznak:
tervezés és a szabásminták elkészítése, grafikai munka, weboldal szerkesztés, blog üzemeltetés, ügyfélszolgálat, FB csoport kezelés, FB oldal kezelése, Hírlevélküldő rendszer üzemeltetése, anyagbeszerzés, könyvelésegyéb kiegészítő tevékenységek: mint fotózás, videó szerkesztés…
Tervezés, mintadarab készítés
A tervezési munka kutatással kezdődik: különböző forrásokból igyekszem feltérképezni mire van igény, mit szeretnének az olvasóim varrni. Ennek egy része az Internetes kutatómunka, amikor én is gyűjtöm azokat az ötleteket, amiben megtetszik valami: egy színvilág, egy forma, egy technika, bármi, amit később tovább lehet gondolni. A másik része pedig az olvasókkal való személyes kapcsolattartás, beszélgetés. Nagyon sokan küldenek nekem privát üzenetben konkrét kérést, vagy akár ötletet. Emellett igyekszem a különböző oktatási anyagok segítségével folyamatosan fejleszteni a tudásom, ami előbb-utóbb új ötleteket szül. 🙂 2017 januárja óta az EQ7 program segítségével végzem a tervezési munka nagy részét, ami nagyon megkönnyíti a munkát, HA ismerem a használatát, ha megtalálhatóak benne a nekem tetsző anyagminták, vagy blokkminták. Ha nem áll rendelkezésemre, az információ, vagy az anyag-, blokkminta az további munkafolyamatokat generál. 🙂 “Szerencsére”a különböző designer patchwork anyagtervezők gondoskodnak róla, hogy folyamatosan frissítsem a program anyagminta-állományát. A tervezési feladat munkaidő-igényét nehéz számszerűsíteni, mert úgy is mondhatjuk, hogy folyamatos. Persze vannak jól elkülöníthető időszakok is, napi 1 órát biztosan eltöltök vele, de lehet keveset mondtam.
A tervezési munka után következik a mintadarab elkészítése. Ennek időigénye minimum 1 nap (pl egy párnahuzat esetében), de van, amikor hetekig is eltart (pl japán táska). Mivel közben egyéb tevékenységeket is el kell végezni (fotózás, videókészítés) , ezért az elkészítési idő rendszerint kétszer annyi, mint normális esetben. Átlagosan számolva egy mintadarab, a hozzá tartozó bemutató anyagokkal együtt 3-4 napig készül.
Ideális esetben, ha készen van a mintadarab, akkor következik a szabásminta készítése.
Szabásminta készítés
Első körben a fényképek kiválogatása és szerkesztése után megírom hozzá magát a varrási útmutatót. (Ezzel párhuzamosan történik általában az anyaghoz tartozó videó megvágása is.) Amint összeállt a teljes útmutató először publikálom azt a zárt felületen, majd átküldöm a grafikai stúdiónak a nyersanyagot.
Grafikai munka, tördelés
A grafikus barátnőm, Szabó Csilla önti formába a végleges szabásmintákat (ezen kívül még számos más kívánságomat: magazin borítókat, különböző reklám anyagokat is). Havonta általában 6-7 anyagot küldök át neki, amely tartalmazza a magazin szabásmintáit, az ingyenesen letölthető mintákat, és a tanfolyami anyagokat. Konkrétan nem tudom, hány munkaórát vesz igénybe ez a szolgáltatás, de nagyon gyorsan és megbízhatóan dolgozik. Ha hiba van az anyagban, és emiatt az több kört is fut közöttünk, az gyakran az én hibám, mert előfordul, hogy már nem látom a “fától az erdőt.” Nem nézi jó szemmel, ha az utolsó pillanat után, küldöm neki az anyagokat, és azt pláne nem, ha egy nyersanyag 100 oldal feletti. (Szinte minden hónapban akad legalább 1 ilyen). Meg tudom érteni, és az eddigi tapasztalatok alapján biztosan fogunk ezen valamit “racionalizálni”. ( Pl a fotók egy részét kiváltjuk rövid videókkal.)
Fotózás, képszerkesztés
Naponta általában 40-50 fotót szoktam készíteni. Ezek egy részét vízjelezem, retusálom, ha szükséges. Általában elmondható, hogy napi 1,5-2 órát biztosan eltöltök a fotóim társaságában, hiszen ezek nagyon sok helyre kerülnek fel, és nem az a munkafolyamat, amit ki lehet hagyni. Hogyan kerülne az a sok fénykép a szabásmintákba? 🙂
Videók elkészítése szerkesztése
Egy 10 perces videó, általában 40 percnyi anyag megvágásából jön létre, a 40 percnyi anyaga felvétele, pedig általában 2 órát vesz igénybe. Tény, nem használunk csúcstechnikát, vannak kisebb bökkenők, ami miatt néha többször is meg kell ismételni a felvételt.
A videó szerkesztése, az utómunka átlagosan 2 órás tevékenység. De lehet keveset mondok. Ebben a párom Laci a nagy segítség. Ő ásta bele magát ebbe a feladatba. 🙂
Összességében elmondható, hogy egy 10-15 perces videó 4 óra munkába kerül. Havonta átlagosan 4-5 videó készül.
Ügyfélszolgálat
Az ügyfélszolgálat munkája rendkívül fontos, és talán mind közül a legidőigényesebb tevékenység. Jolika mindent megtesz azért, hogy az ügyfelek kérései, kérdései ne maradjanak válasz nélkül. Ide tartozik a weboldalra érkező levelek megválaszolása, ami rendkívül tág ami témaköröket illeti. Íme néhány levél: “Nem találom a weboldalon a magazint /leckét.” “Nem tudom letölteni a szabásmintát.” “Elrontottam a megrendelést , véletlenül több darabot raktam a kosárba…”” Van sok felesleges anyagom, szívesen elküldöm neked.” “Szeretnék patchwork takarót varratni a nagymamámnak/gyermekemnek.” Emellett, nagyon gyakori, hogy a “tanítványok” a Facebook zárt csoport helyett, levélben küldik írják le a tapasztalataikat, és küldik el a munkájuk fotóit. Fontosnak tartom, hogy ezek a levelek ne maradjanak válasz nélkül, mert nem szeretném, ha visszacsatolás hiányában valakinek elmenne a kedve a varrástól. 🙂 Várhatóan -amint Jolika szusszanni tud egy kicsit- hamarosan ezekből a kérdésekből össze fog állni egy GYIK a weboldalon, ami remélem nemcsak az ő munkáját segíti majd, de neked is segítség lesz.
Ezen kívül érkeznek a Facebookon privát üzenetek, kérések is. Illetve ide tartozik a weboldal belső “levelezési felülete” A “Küldök üzenetet az oktatónak”. Az utóbbi esetében gyakran kapok technikai jellegű kérdéseket.
A hírlevelekre is gyakran kapok válaszokat, ami nagyon jól esik, de sajnos kapacitás hiányában ezekre már ritkábban sikerül reagálni. (kivéve, ha valami kérdés szerepel benne.)
Havi szinten mérve részmunkaidős munkakör, mert naponta csak kb. 3 órát vesz igénybe.
A hírlevélküldés
Valahol az ügyfélszolgálati munkához tartozik, mert ez is a kapcsolattartás része, de mivel itt egyszerre több emberrel is kommunikálok egy külön működő rendszerben, ezért ezt külön feladatnak veszem. Havonta általában 6-8 hírlevelet küldök. A rendszer sok mindent tud automatizálni, de mivel a levelek 90%-át én is aktuálisan készítem el, ezért ez is rendszeres-bár részmunkaidős- tevékenység. Egy hírlevél megszerkesztése és kiküldése átlagosan 1,5 órát vesz igénybe, ami nem a szöveg megírása miatt ennyi idő, hanem a hozzá tartozó beállítások miatt.
Weboldal szerkesztés
A weboldal elkészítése folyamatos karbantartása külön tevékenység. Alapesetben, havonta csak néhány órát vesz igénybe, amikor frissíteni kell a fejlécet a főoldalon, vagy fel kell tölteni a webáruházba az új termékeket. Egy kicsit kezdek morcos lenni Bélára, mert az elmúlt hónapokban kb. 100.000 Ft-nyi oktatási anyagot vásároltatott velem. Már jeleztem neki, hogy jó lenne, ha az eddigi befektetéseimet viszont is látnám és végre nem csak oktatásokra járna, hanem dolgozna is. Mivel pénzben nem mérhető a fizetés, amit ezért a tevékenységért kap, ezért mindig a háttérbe sorol… 🙁 Várhatóan a hónap végén (vagy a következő hónap elején) hozzá fog kezdeni a januárban beígért NAGY átalakításhoz, ami 1-2 hetet fog igénybe venni. Már nagyon várom! Szuper lesz az új oldal! Remélem neked is tetszeni fog!
Blog vezetése
A blog nagy szerelem, ha időmilliomos lennék, akkor sem lennék az, mert olyan sűrűn tenném közzé az új bejegyzéseket, ahogyan csak lehetséges. Mindig rengeteg ötlet van, mi az az apróság, vagy szépség, meg kellene varrni,amit meg kellene mutatni, hogyan készül, meg kellene osztani….azzal a fő üzenettel, hogy “küldöm mindenkinek, aki szereti”. Ezen felül még számos blogcikk ötletet gyűjtöttem össze, amire ha lenne folyamatosan időm, igazi magazin válna a blogból…De maradjunk csak a száraz tényeknél. Havonta átlagosan 4 posztot teszek közzé, amiből 1-2 biztosan valamilyen kisebb darab elkészítési útmutatóját tartalmazza. (Pl januárban, színes mobitok, e-book olvasó, februárban szemüvegtok rátétmintával, boro tok…stb.) Emellett bemutatom mi mindent készítettem az adott hónapban (bár erre nem mindig kerül sor) és igyekszem hasznos cikkeket is írni ( japán topue, boro, modern quiltek)
A bloggal töltött idő változó, de egy egy cikk elkészítése is 1-2 napot vesz igénybe- attól függően mi témája, mennyi kutatómunkával, vagy éppen mennyi varrással jár. 🙂
Marketing
A marketinges feladata, hogy mindent mindennel összefogjon. Hogy a különböző rendszerek egy teljes egésszé álljanak össze és jól kiegészítsék egymást. Felügyelnie kell az aktuális blogcikkeket, az FB posztokat, a hírleveleket, az ügyfélszolgálati tevékenységet, és -ha van- a reklámot is. Őszintén szólva, nem mindig áll a helyzet magaslatán..
Anyagbeszerzés
Gyakran előfordul, hogy az aktuális megvarrandó darabhoz eltűnök a maradékos dobozaim alján és egy másfél óra múlva előkerülök a szerencsés nyertes anyagdarabokkal. De nem mindig megy ez ilyen gyorsan. Havi 1-2 alkalommal útnak indulok és elmegyek Budapestre a legfontosabb alapanyagokért. Ez általában azt jelenti, hogy az ilyen napokon délután 2-5 között még van időm világot megváltani.
Könyvelés, adminisztráció
A számlák kiállítása 90%-ban automatikusan történik. Kivéve, ha valaki nem azt az összeget fizeti ki, ami a díjbekérőn szerepel, vagy ha megrendelés nélkül utal. (Ilyen is előfordul néha) Ilyenkor az “Ügyfélszolgálat” egyezteti az eltérés mibenlétét, majd a “Könyvelés” kiállítja a megfelelő számlát. Havonta egy alkalommal készül, illetve készülnie kellene, egy összesítésnek, amiben tisztán lehet látni a bevételeket és a kiadásokat és ezek figyelembe vételével tervezni a következő időszakot. (időszakokat) Előfordul, hogy több lesz az anyagköltség, vagy a fejlesztésekre szánt pénz, mint ahogy előre tervezve volt, így ilyenkor mérlegelni kell mi az amire az adott hónapban nem jut pénz (Melyik munkatárs marad fizetés nélkül?).
Ide sorolom még a statisztikák elemzését is. Igaz, hogy ez nem klasszikus könyvelési feladat, de ilyenkor is előkerülnek a száraz számok, adatok. Nagyon sok érdekességet meg lehet belőle tudni és órákig el lehet “játszani” a különböző csoportosításokkal, és a számok elemzésével. Ilyen pl: a blogcikkek olvasási statisztikája, a weboldal látogatottsága, a hírlevél olvasás-statisztikai elemzése (ami egy nagyon fontos mérőpont) a vásárlási adatok, a reklám költségek elemzése. Az FB posztok megtekintése, és megosztási statisztikája. stb. Ilyenkor az ember elkezd ok-okozati összefüggéseket keresni, hátha meg tudja fejteni az örök nagy kérdést: Mi érdekli a közönséget?
Időigénye: Havonta kb. 1 nap. (igaz nem egyszerre…)
Továbbképzés
A továbbképzés nélkül egyszerűen az egész “rendszer” nem működne. Ide tartozik a szakmai továbbképzés, legyen az könyv, vagy magazin formájában, vagy akár egy külföldi oktatóanyag. A szakmai továbbképzés mellett folyamatosan szükség van “marketing” továbbképzésre is. Ha valaki már halott a Facebook marketing, online marketing, sales-autopilot, leadmagnet stb. szakvakról, akkor tudja miről beszélek. Szerencsére kis hazánkban bőven van választék marketing gurukban és ha az ember nincs résen, akkor elsüllyed az információk tengerében.
A fejlesztéshez tartozik a weboldal fejlesztése is. 2014-ben még egy ingyenes wordpress oldallal indultunk, majd 2015 év elején megnyílt a webáruház is. 2016-ban kibővült a weboldal egy oktatási rendszerrel és 2017-ben … még nem árulhatom el, de most is lesz egy nagy fejlesztés. (egy biztosan…)
A továbbképzés időigénye változó, de szinte minden nap rászánok 0,5-1 órát, hogy tanuljak valamit -legyen az bármi az előbb említettek körül.
Természetesen Jolika nem létezik, nincs külön Ügyfélszolgálatos kisasszony, és Béla a lusta webdesigner, sem. A könyvelés is házon belül folyik Fülöp Olga oktatóanyaga segítségével. Ezeket a feladatokat én magam végzem, ahogy én vagyok a marketinges, a hírlevélküldő, az anyagbeszerző, a fényképész és az operatőr is. Nem adtam még össze a fenti listában szereplő óraszámokat, de az talán jól látható, hogy nem tudok mindennap varrni és lehetetlen minden feladattal naprakésznek lenni. Folyamatosan zsonglőrködöm az idővel, előfordul, hogy varrás közben marketing oktatóanyagokat szoktam hallgatni – persze ilyenkor nem tudok videót készíteni 🙂 Ettől függetlenül nagyon bízom benne, hogy bizonyos feladatok elvégzése után -és bizonyos fejlesztések elvégzése után- el fogok jutni oda, hogy teljesen naprakész lesz minden Sőt! 🙂
Amikor úgy érzem, hogy mindez nem elég, akkor elfogadom a tévés szereplésre való felkérést vagy részt veszek olyan megmérettetéseken, mint az ÉV Anyavállalata, ahol 2017-ben a 108 (utolsó nevezőként) szálltam versenybe: Kerékgyártó Szilvia
Köszönöm, ha szavazol rám!
